4 niveles para una mejor comunicación interna

comunicación internaSolemos hacer una primera reunión de toma de contacto y diagnóstico para como decimos “sintonizarnos con el latido de la ONG”. Si no escuchamos sus dificultades, sus miedos, su lenguaje, sino profundizamos en sus necesidades reales, ¿Qué ayuda podremos prestarle? Y una de las quejas que más se repite es la comunicación interna.

Hay mala comunicación, no nos enteramos de nada, aquí funciona radio macuto, no hay trasparencia, etc. etc. son mensajes frecuentes.  Antes de entrar en materia conviene descartar lo que en realidad no es comunicación: cuando se “rasca” brotan otras cosas como por ejemplo: estar en desacuerdo con la línea que se sigue, no sentirse escuchado (traduciendo: no hacen caso a lo que yo digo), querer participar en foros de toma de decisiones sin pertenecer a ellos… en definitiva, personas que demandan un espacio de poder e influencia mayor en la organización.

Sí en cambio otras muchas veces existe un problema evidente de comunicación interna. La comunicación es el recurso que nos permite fomentar y construir el compromiso, la implicación, la participación, la confianza y la asunción de valores compartidos, y ello es el ingrediente fundamental de la motivación. En definitiva: más comunicación = más motivación = mejores resultados. ¿Hablamos de ello? Una frase nuestra que nos gusta repetir en la formación: “donde no hay información hay imaginación, y esta última es suele ser mucho más negativa que la realidad”

Cuando hablamos de comunicación interna necesitamos identificar 4 niveles de conocimiento e intervención, desde lo general a lo particular:

1) CULTURA CORPORATIVA. ¿Cuál es la intención de la organización? ¿Qué tipo de implicación y compromiso queremos en nuestra plantilla? ¿Qué fines sociales y que coherencia con estos fines? ¿Cuál es nuestra apuesta por la trasparencia? ¿Cuáles son nuestras normas y valores? El primer paso es definir nuestra identidad y nuestra cultura, lo podemos hacer de forma intencional o improvisando o dejando hacer… lo cierto es que las conductas individuales se convertirán en hábitos a fuerza de rutina y estos se acabarán convirtiendo en cultura de la organización. ¿Quieres decidir este proceso clave para la organización o que sea fruto del paso del tiempo y de intereses individuales?

2) PUBLICO INTERNO. No todos los públicos deben tener el mismo nivel de información, la comunicación no supone decirle todo a todos/as en tiempo real, eso además de ser negativo por el grado de distracción que produce, requiere de un esfuerzo que impedirá a la dirección hacer cualquier otra tarea.  Superado este objetivo de máximos, lo cierto es que imprescindible identificar los diferentes públicos objetivos, por ejemplo: SOCIOS/AS, DONANTES, DIRECTIVOS/AS, TRABAJADORES/AS, VOLUNTARIOS/AS, USUARIOS/AS y definir ¿Qué mensajes e información queremos transmitir? ¿En qué plazos y en cuantas comunicaciones?  ¿Nos gustaría que todos/as conocieran los fines y valores? ¿Los resultados de los que hacemos? ¿Las actividades previstas para captar fondos?.. Esto no va a surgir espontáneamente, o se planifica y se generan recursos concretos o se quedará perdido en el mar de las buenas intenciones.

3) PARTICIPACIÓN. La comunicación no es decir, exponer, explicar, no es poner la información en un tablón o en escaparate (o en un mail). Si no hay respuesta, ¿Cómo sabemos que la información ha llegado? Y si ha llegado, ¿cómo se ha interpretado? Es más, ¿Y qué tiene que aportarnos el destinatario? En una ONG uno de los aspecto que más valor tiene y que se corresponde con el ideario o imagen de lo que se espera de este tipo de organizaciones, es que se pueda participar, existan espacios para la opinión, para sugerir mejoras o sencillamente para hacer una queja. Recordemos que la participación tiene que ver, y mucho, con la motivación. No digamos eso de “mi despacho está abierto para el que quiera venir”. Si en 6 meses no ha ido nadie, o no está tan abierto, o los demás no saben que está abierto, o es mejor “acompañar” un poco más la participación y no simplemente esperar en el bunker. ¿Qué espacios y reuniones existen? ¿Qué momentos individuales y colectivos? ¿Con qué periodicidad? ¿Qué postura adoptamos cuando los demás participan?

4) HERRAMIENTAS DE COMUNICACIÓN INTERNA. Hay que currárselo un poquito, es necesario invertir tiempo en un conjunto de recursos y medios que hagan más fácil y fluida la comunicación. No se puede dejar a la memoria o a la manera de expresarse de cada uno. No es infrecuente que el/la presidente/a comente algo en la oficina para que “lo escuche el que esté”…

Profundizaremos en estas herramientas en otro post, pero como punto de partida, ¿si es tan importante la comunicación interna por qué nos cuesta tanto invertir algo de tiempo en ello?

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